Principais funções da recepção

Procedimentos de registro e check-in

A maioria dos hotéis permite que seus hóspedes façam check-in às 14h ou depois.
Os procedimentos de registro realizados pelos recepcionistas devem ser eficientes e precisos.
Elas contribuem para uma primeira impressão positiva nos hóspedes na chegada.A seguir estão as etapas do check-in, que serão explicadas com mais detalhes:

1. Cumprimente o convidado
2. Verificar a identidade dos hóspedes
3. Apresentar o formulário de inscrição
4. Confirmar método de pagamento
5. Atualizar a conta dos convidados
6. Emitir chave do quarto
7. Acompanhar o hóspede até o quarto

Principais Funções da Recepção: Procedimentos de Registro e Check-in

O check-in é um momento crucial para criar uma primeira impressão positiva e garantir que os hóspedes se sintam bem-vindos e confortáveis. A recepção deve seguir um processo sistemático para garantir a eficiência e precisão na entrada dos hóspedes. Abaixo estão os passos detalhados do procedimento de check-in:

1. Cumprimente o Convidado

Descrição:

• Recepção calorosa: Quando o hóspede chega à recepção, o recepcionista deve cumprimentá-lo de forma amigável e profissional. Um sorriso genuíno e uma saudação cordial ajudam a criar uma primeira impressão positiva.
• Identificação e acolhimento: Identifique o hóspede pelo nome, se possível, para personalizar a recepção e fazer com que se sintam valorizados.

Objetivo:

• Estabelecer um relacionamento amigável e acolhedor com o hóspede desde o início.

2. Verificar a Identidade dos Hóspedes

Descrição:

• Documentação: Solicite um documento de identidade com foto, como passaporte ou carteira de identidade, e um cartão de crédito válido para garantir a verificação da identidade e a segurança.
• Confirmação de Reserva: Verifique a reserva do hóspede no sistema de gerenciamento de propriedades (PMS) para confirmar os detalhes da estadia.

Objetivo:

• Garantir que a identidade do hóspede corresponda à reserva e proteger a segurança do hotel.

3. Apresentar o Formulário de Inscrição

Descrição:

• Formulário de Registro: Peça ao hóspede que preencha um formulário de registro, se necessário. Este formulário pode incluir informações como nome completo, endereço, informações de contato e detalhes da reserva.
• Consentimento: Informe ao hóspede sobre o propósito do formulário e como suas informações serão usadas e protegidas.

Objetivo:

• Coletar informações necessárias para o registro oficial e manter um registro atualizado dos hóspedes.

4. Confirmar Método de Pagamento

Descrição:

• Método de Pagamento: Confirme o método de pagamento preferido pelo hóspede (cartão de crédito, débito ou outro) e verifique se os detalhes fornecidos são válidos.
• Autorização: Se necessário, autorize uma quantia no cartão de crédito para garantir a cobertura dos custos da estadia e possíveis despesas extras.

Objetivo:

• Garantir que o método de pagamento esteja correto e válido para cobrir todas as despesas associadas à estadia.

5. Atualizar a Conta dos Convidados

Descrição:

• Registro de Conta: Atualize a conta do hóspede no sistema com as informações de pagamento e quaisquer solicitações especiais ou adicionais feitas durante o check-in.
• Saldo da Conta: Informe ao hóspede sobre o saldo atual da conta e quaisquer pré-autorização ou depósitos realizados.

Objetivo:

• Manter um registro preciso das despesas do hóspede e preparar a conta para possíveis alterações durante a estadia.

6. Emitir Chave do Quarto

Descrição:

• Chave do Quarto: Forneça ao hóspede a chave do quarto ou cartão de acesso, explicando como usá-la e quaisquer procedimentos especiais associados à segurança do quarto.
• Instruções Adicionais: Dê informações sobre a localização do quarto, horários de check-out e detalhes sobre as instalações do hotel.

Objetivo:

• Garantir que o hóspede tenha acesso ao seu quarto de forma eficiente e compreenda as diretrizes básicas de uso.

7. Acompanhar o Hóspede até o Quarto (Opcional)

Descrição:

• Assistência Pessoal: Se o hóspede solicitar ou se a política do hotel permitir, ofereça-se para acompanhar o hóspede até o quarto, ajudando com bagagens e fornecendo uma breve orientação sobre as instalações do hotel.
• Explicação das Facilidades: Durante a caminhada, informe o hóspede sobre as comodidades disponíveis no hotel, como restaurante, academia e spa.

Objetivo:

• Proporcionar uma experiência mais personalizada e garantir que o hóspede esteja confortável e bem informado sobre o hotel.

Importância do Procedimento de Check-in

Um processo de check-in bem executado é fundamental para garantir que os hóspedes tenham uma estadia agradável desde o momento da chegada. Cada etapa deve ser realizada com precisão e atenção ao detalhe para atender às expectativas dos hóspedes e preparar o hotel para uma operação eficiente durante toda a estadia.

By: Verônica Silveira Nicoletti

>>>Variação em Registros na Recepção de Hotéis